Счетоводни аспекти на онлайн бизнеса (част 1)

Стартирането на фирма е начинание, което изисква от всеки предприемач да направи серия от важни стъпки, преди да започне да развива своя бизнес в по-сериозни мащаби, включително и в онлайн пространството. Знаем, че е нужна сериозна подготовка, за да бъдем изрядни пред българското законодателство, и че трябва да обмислим внимателно детайлите във всички аспекти.

В тази статия ще обърнем поглед върху един по-конкретен и много значим аспект, а именно счетоводния. За целта потърсихме професионалното мнение на доказал се специалист в областта – Христо Петров. Той е финансов експерт и управител на счетоводна къща „Golden Vision“, както и основен лектор на почти всички обучения за счетоводство на онлайн бизнеси.

Христо представя ценна информация директно от извора за всички, на които им предстои да се впуснат в приключението, наречено „собствен онлайн бизнес“, или вече развиват свой електронен магазин.

Разговорът с Христо е част от поредицата SuperTalks, в която искаме: Да бъдем. Онлайн. Заедно. В нея Ви срещаме с интересни гости, с които споделяме ценни съвети, опит, идеи за Вашия бизнес. Защото знаем, че заедно сме още по-супер!  

Научете повече за SuperTalks и гледайте останалите видеа на talks.superhosting.bg.

Предишна тема: Kloshar Bags: Какво е да си отдаден 24/7 на своя бизнес? с гости Наталия и Деян – създатели на Kloshar Bags и собственици на Shopiko онлайн магазина klosharbags.com.

Слушайте #SuperTalks под формата на подкаст в SoundCloud и Spotify. За да Ви е по-лесно да се насладите на епизодите у дома, докато пътувате или… сте в офиса.

Гледайте целия епизод 025 на SuperTalks с Христо във видеото:

1. Кои са първите стъпки, които трябва да направи един прохождащ бизнес или такъв, на когото тепърва му предстои да стартира онлайн продажби?

Стъпките, на които искам да обърна внимание, не са в счетоводен аспект. Горещо препоръчвам на предприемачите да се подготвят за конкретния бизнес, който искат да стартират, защото българското законодателство е „сковано“. В момента, в който някой реши да си отвори фирма,той има едни сравнително големи разходи само заради това, че е започнал да развива търговска дейност. 

Затова бих посъветвал всеки, който има такива намерения, да направи следните неща:

  • да анализира пазара и конкретния бизнес, в който се е ориентирал;
  • да проучи внимателно продуктите в детайл;
  • да изучи конкуренцията;
  • да си направи сайт и да се погрижи за хостинг решението, което ще използва.

Щом сглоби този пъзел от базови дейности, качи продуктите в онлайн магазина, напише хубави продуктови описания и подготви автоматизирани имейл съобщения, може да стартира по най-бързия начин бизнеса си и да си осигури спокойствие за всички предварителни разходи, свързани с неговата фирма. 

Като първа стъпка препоръчвам да стартирате дейността си като физическо лице, дори да нямате регистрация в Регистър БУЛСТАТ или като самоосигуряващо се лице. Администрацията е така устроена, че проявява разбиране към малките бизнес мащаби и обороти.

Когато видите, че бизнес идеята Ви работи и поръчките се трупат регулярно, втората стъпка е регистрация на фирма. И ако за конкретната дейност е необходима ДДС регистрация, третата стъпка е именно това – да направите ДДС регистрация на Вашата фирма. 

Когато тези три стъпки са налице, Вие отговаряте на закона и можете да сте напълно спокойни.

С онлайн магазин от СуперХостинг.БГ можете да проверите дали идеята Ви е успешна, като тествате платформата за 14 дни напълно безплатно.

2. Кои са най-често използваните типове онлайн бизнес и какви са данъчните изисквания към тях?

Ще разкажа за няколко ситуации с онлайн търговия и онлайн услуги, защото най-често това са двата типа дейности, които се извършват дигитално и за които има различни изисквания.

В случая с онлайн търговията нека предположим, че имате Ваш собствен сайт и продавате стока, складирана в България, на клиенти от България или Германия например. 

Вариант 1: Ако купувате и продавате в България, обикновено не се изисква специална ДДС регистрация. Ако поради някаква друга законодателна причина не се изисква ДДС регистрация, не е необходимо и изгодно да правите такава при извършване на продажби в България.

Вариант 2: Продавате на Ваши клиенти в Германия. Ако няма законодателни изисквания за регистрация по ДДС, тогава се следят т.нар. прагове за дистанционни продажби. До края на месец юни 2021 г. за всяка държава си има определени такива прагове и Вашият счетоводител би следвало да ги следи. Докато стигнете тези прагове и не сте регистрирани по ДДС, не слагате ДДС на Вашите клиенти. Ако фирмата Ви е регистрирана по ДДС, съответно слагате българско ДДС на клиентите си за стоките, които доставяте.

Нека разгледаме още един случай, който също е често срещан, но с една известна разлика. Тя е свързана с предварителното изпращане на пале със стока към Германия и използването на склад в тази страна. Тук вече ситуацията е по-различна, защото при предварителното изпращане на стока в Германия е необходима регистрация по ДДС в съответната държава (начислява се немско ДДС). Особеното е, че това трябва да се направи преди стартирането на продажбите. 

При търговия с държави извън ЕС, когато стоката тръгва от Китай и стига до САЩ, без да минава през България, няма задължение по регистрация на ДДС. Ако обаче плащаме за услуги, такси и комисионни към външна платформа, която е извън България, е необходимо да се регистрираме по ДДС, още преди да стартираме тази продажба.

Ще засегна и варианта с предлагането на услуги онлайн. Да предположим, че клиентът е от Франция (фирма) и поръчва на дизайнер от България да изработи лога, да подготви рекламни банери или кампании. В този случай е нужно българският изпълнител да има ДДС регистрация. Когато обаче дойде време да се издаде фактура на френската фирма, не се начислява ДДС към поръчаните услуги.  

3. В кой момент от стартирането на дейността ни трябва да преминем от физическо лице към фирма?

Колкото по-рано, толкова по-добре.

Според българското законодателство не е много коректно да се извършва търговия като физическо лице. НАП проявява разбиране към търговци без фирма, които реализират малки обороти и декларират печалбата си. Няма някаква точно написана граница в закона, според която може или не може да преминем от физическо лице в търговец със собствена фирма.

Може да се каже, че това е субективна преценка на самите проверяващи докъде са склонни да дадат толеранс. Като неписано правило, до няколко хиляди лева годишно развъртян оборот го приемат и вече колкото по-голяма е сумата, толкова по-малка е вероятността да се съгласят на такова действие без регистрирана фирма. 

4. Има ли значение типът дружество, който ще изберем за своя онлайн магазин и кой е по-предпочитан сред търговците?

Има различни типове фирми – едноличен търговец (ЕТ), ЕООД, ООД, Акционерно дружество (АД), Командитно дружество (КД) и техни разновидности. 

Едноличният търговец тотално не е изгоден. В повечето случаи е свързан с големи рискове и може единствено да създаде проблеми. Него изобщо няма да го разглеждам, тъй като може да бъде подходящ за едва около 1% от хората, развиващи търговска дейност. 

ЕООД означава фирма с един собственик, а при ООД има няколко съдружника, които заедно развиват даден бизнес. Разликата е, че при ООД и ЕООД, ако фирмата потъне в дългове, в най-лошия случай нейните собственици носят отговорност за размера на капитала на тази фирма. Той може да е в рамките на 1000 лв., но може да бъде и 1 млн.

Това са подходящите варианти за стартирането на фирма, като регистрацията на фирмата, с изготвянето на фирмен печат и с откриването на фирмена сметка грубо  възлиза на обща стойност около 200 лв. и стават средно за 2-3 работни дни.

Акционерното дружество е подходящо за по-големи бизнеси. При него се изисква наличие на капитал от 50 хил. лева. Препоръчва се в много редки случаи и най-вече за големи компании или сдружение от такива. Този тип дружества са свързани с по-големи административни разходи и обикновено решенията се взимат по-трудно, а организацията им е малко по-тромава.

5. Когато работим с freelance платформи, по какъв начин трябва да се регистрираме?

В този случай е добре да се прецени дали става въпрос за регулярни доходи, които се очакват всеки месец, или е нещо, което се е случило по изключение за някаква конкретна сделка в рамките на 1-2 пъти и после няма да го има. Ако работата с такива платформи е от време на време, подходящ вариант е да се направи регистрация в Регистър БУЛСТАТ. Това е звено към Търговския регистър и налага плащането на осигуровки само за месеците, в които има активна дейност.

Ако говорим за по-големи суми, които се натрупват периодично и стойността им надвишава няколко хиляди лева, препоръчително е да се регистрира фирма по ДДС. Дори бих могъл да споделя една ориентировъчна граница, която не е упомената в закона, но се базира на собствени изчисления. При сегашните данъци и осигуровки, суми, вариращи в диапазона 4 – 16 хиляди на месец, е по-изгодно да минават през фирма, а ако сумите са под или над тези стойности, е по-подходящо да се правят като физическо лице.

6. Кога трябва да регистрираме фирмата си по ДДС и единствено от оборота ли зависи? 

Когато минем продажби от порядъка на 50 хил. лева годишно, е нужно да регистрираме фирмата си по ДДС. Тънкият момент е, че се гледа 1 година спрямо текущия месец. Ако например сега е месец април, се гледа оборотът от 1 април 2020 до 31 март 2021. При по-висок оборот от 50 хил. лева се подава искане за регистрация по ДДС само в първите седем дни на новия месец. Хубаво е предприемачите да подават навреме информация към своите счетоводители, за да може да изпълнят коректно изискванията за регистрация по ДДС, в случай че са доближили тази граница.

Необходима е регистрация по ДДС, ако:

  • имаме плащания за реклами към Facebook, Instagram, TikTok или ползваме платената версия на LinkedIn;
  • използваме платените услуги на Google;
  • хостваме сайта си в компания извън България или използваме облачни услуги в чужбина;
  • имаме маркетплейси, удържащи такси и комисионни за работа с тях (Amazon, Etsy, Ebay, Emag – извън България);
  • работим с фрийланс платформи като Upwork, Freelancer, Fiverr или платени обучения с Udemy, Teachable и Toptal;
  • използваме платената версия на платформи за изработка на сайтове (Shopify, Weebly, Magento, Wix, WordPress, Opencart, PrestaShop и др.).

Важно: Регистрацията по ДДС трябва да се направи, преди да изпратим пари за използването на тези платформи или преди да получим пари от тях. 

7. Какво се случва, ако рекламираме, преди да сме си направили фирма?

Ако пускаме малки суми за реклама към Facebook, Google или подобни международни платформи, не е фатално да го направим и като физическо лице. Тази практика е допустима за малки суми на месец, защото вероятността някой да извърши проверка за 100-200 лв. е минимална. Не е съвсем коректно, но е опция при малък разход.

8. Кога е необходимо да регистрираме онлайн магазина си в НАП и каква информация е нужно да подадем?

Както гласи Наредба-18, ако се пускат касови бележки, е необходимо онлайн магазинът да се регистрира в НАП. Но тъй като съществуват множество тълкувания кога трябва се пускат и да не се пускат касови бележки, става неясно и кога трябва да регистрираме онлайн магазина си в НАП.

Със сигурност не трябва да се регистрира в НАП, ако получавате парите от клиентите си само по банков път. Ако обаче започват да се намесват междинни платформи, тогава обикновено се изисква пускането на касови бележки и съответно регистрация на магазина в националната агенция. Най-често това се наблюдава при доставяне на стоки в съседни държави с наложен платеж. Има обаче и други ситуации, при които нещата са спорни. 

Ако се колебаете дали трябва да регистрирате сайта си в НАП, по-добре го направете. Дори ако няма нужда, но го направите, се гледа с добро око на Вас при евентуална проверка. 

Относно информацията, която е нужно да подадете при регистрация на един онлайн магазин в НАП, са важни следните неща:

  • да дадете наименование на сайта и домейн на Вашия електронен магазин;
  • да предоставите данни за лицето, извършващо продажбите (ако е физическо лице), или данните на фирмата – име, булстат, дали има ДДС регистрация;
  • да напишете от кого се представлява фирмата, на кой адрес е регистрирана, телефонен номер за връзка и имейл на управителя;
  • да упоменете по какъв начин се извършват продажбите – собствен или нает онлайн магазин, маркетплейс или друго;
  • да уточните наименованието на платформата и оператора, който работи с нея.

Тъй като повечето търговци попадат в категорията със собствен или нает онлайн магазин, трябва да се подаде информация за собственика на домейна. Това включва:

  • име на фирмата; 
  • булстат; 
  • наличие на ДДС регистрация; 
  • от кого се представлява;
  • адрес, телефон и имейл;
  • описание на използваната хостинг услуга или собствена инфраструктура;
  • от кого се извършва поддръжката;
  • наименование и версия на софтуера на електронния магазин;
  • къде се съхранява базата данни;
  • вид на продаваните стоки и услуги;
  • от кога работи електронният магазин;
  • дата на подаване на информацията.

9. Каква сума трябва да си предвидят търговците за данъци и осигуровки при наличие на фирма и онлайн магазин? Има ли допълнителни такси и изисквания за това, че имаме онлайн магазин?

Няма допълнителна такса за това, че поддържаме онлайн магазин. Нещата обаче са много индивидуални, защото има значение по какъв начин е устроена дейността на фирмата и дали на нейния собственик му се плащат осигуровки на друго място. 

В общия случай на управителя му се плащат по 180 лв., като това важи в ситуациите, в които управителят е съдружник във фирмата или неин едноличен собственик и не се осигурява на друго място. Ако обаче осигуровките му се поемат от друго място или се осигурява на максималната сума от 3000 лв., тогава сумата на осигуряване може да бъде по-ниска или изобщо да я няма. Ако управителят е пенсионер, автоматично се намаляват и осигуровките в рамките на близо 50 лв./месечно. 

10. Ако имаме възникнали задължения за плащане на ДДС със стара дата и сме в невъзможност да ги платим, ще последват ли глоби за собствениците на дружеството?

Обикновено не го правят, но имат това право особено ако става въпрос за някакви по-големи суми. Ако искате да продължите дейността си, но нямате възможност да се издължите на държавата към момента, можете да си направите друга фирма, през която да работите. В случай че НАП установи целенасочена злоупотреба с укриване на данъци, има опция в закона, която позволява на държавния орган да изиска проверка или ревизия на други фирми.

11. Ако сме регистрирани като физическо лице, как се декларират доходите от куриерски фирми? Може ли да използваме фактурите като разход? И как стои въпросът, ако сме на граждански договор?

Гражданският договор се прави по изключение за конкретна поръчка. Не е препоръчително да се прибягва към него, когато ангажиментът е с продължителност 5 години предвид едни и същи дейност и сума. 

Физическото лице може да използва услугите на куриерските компании на територията на България или по света в малки мащаби. Този подход не е правилен, но администрацията проявява разбиране. НАП приема стойността, на която са закупени определени неща, и стойността, на която са продадени, тоест само за покупката на стоки се отчитат и приходите и разходите.  

12. Ако разполагаме с реален магазин и пускаме касови бележки, но успоредно с него развиваме и онлайн магазин, който се базира на плащания чрез пощенски парични преводи, трябва ли да се регистрираме в НАП?

Да, регистрация е необходима. В самата наредба това не беше ясно описано, но последва едно разяснение точно за този казус. Според НАП комбинацията от физически обект и електронен магазин минава под шапката на една и съща фирма и това налага издаването на касови бележки от реалния магазин, както и регистрация на сайта в агенцията. 

13. Какви са особеностите на продажба на стоки с наложен платеж и ППП?

Ако изпращаме стоки в чистия си вариант на наложен платеж, е необходимо да се пуска касова бележка. Конкретно за България можем да направим комбинация от наложен платеж с пощенски паричен превод (ППП). Само в този случай можем да не пускаме касови бележки и да не регистрираме нашия онлайн магазин в сайта на НАП.

Има обаче една важна особеност. Вие може да не пускате касови бележки, използвайки ППП, но въпреки това клиентът трябва да получи същата информация, каквато се съдържа в една касова бележка. Трябва да присъстват следните данни:

  • името на Вашата фирма и адрес на кореспонденция;
  • БУЛСТАТ на фирмата / ЕГН (ЛНЧ) на търговеца – ако е физическо лице;
  • наименование на стоката/услугата, код на данъчната група, количество и стойност на продукта;
  • начини на плащане и обща сума.

В закона е описано, че тази информация трябва да се изпрати в хартиен или електронен вид. Тук имате по-голяма свобода, защото не е уточнено как точно трябва да бъде оформено самото съобщение. В Shopiko например има вариант за изпращане на автоматичен имейл за по-голямо удобство на търговците. 

14. Задължително ли е издаването на касова бележка и кога може да се подава т.нар. одиторски файл? 

Засега опитът ни сочи, че няма нужда от пускане на касови бележки за плащания с PayPal, EasyPay или Epay. По отношение на плащанията с дебитни и кредитни карти или т.нар. виртуален пос терминал е редно онлайн магазинът да се регистрира в сайта на НАП и да се пускат касови бележки за всички платежни системи, които се използват.

Има вариант да не се пускат касови бележки, но при спазване на редица условия, по-важните от които са:

  • да се ползва само одобрено от НАП СУПТО за онлайн магазина;
  • при одобрено СУПТО на всяка заявка в онлайн магазина да се генерира УНП (уникален номер на продажбата) и при изтичане на месеца да се създава одиторски файл, който се изпраща към НАП.

Това обаче важи за много малко търговци. Неофициално се твърди, че в България има между 40 и 60 хиляди онлайн търговеца, а от това „улеснение“ се възползват едва 60 души. 

15. Какво е СУПТО и за кого се отнася?

СУПТО е съкращение, което означава софтуер за управление на продажбите в търговските обекти. Онлайн магазинът вече влиза в групата на видовете търговски обекти. Нека разгледаме няколко варианта.

Първи вариант: Имаме онлайн магазин с одобрен от НАП СУПТО. В България има само няколко, които са одобрени. Много хора развиват собствен онлайн магазин, базиран на платформи като WooCommerce или Shopiko, но според НАП те не покриват изискванията. Този вариант се прилага значително рядко.

Втори вариант: Когато електронният магазин не е одобрен като СУПТО, но откриваме такова (вид складова програма), което е одобрено от НАП. Идеята тук е следната: ако има поръчка от онлайн магазина чрез т.нар. конектор, тя се свързва с базата данни, наречена СУПТО, и от НАП са спокойни, че не могат да се трият поръчки и да се крият данъци. От своя страна, това СУПТО командва един касов апарат, който пуска касова бележка и я изпраща по GSM мрежата до сървърите на НАП. 

Най-важното, което искам да отбележа, че използването на СУПТО вече е по желание.

Предимствата му са следните:

  • вместо да пускате касови бележки при плащане с дебитни или кредитни карти, може да изпращате одиторски файл с месечните продажби;
  • по-бързо възстановяване на ДДС, в случай че за Вашият бизнес се излиза на възстановяване на ДДС.

16. Какви са особеностите за работа с маркетплейс платформи като Ebay, Amazon, Emag, Etsy и други? В България какви промени се предвиждат в тази насока?

Най-важното за тези платформи е, че ако те удържат такси и комисионни, е необходима регистрация по ДДС, преди да започнем работа с тях. Това се случва почти винаги, защото няма такава, която работи безплатно. 

Държа да отворя една скоба. Често срещани са ситуации, при които нашата фирма е регистрирана по ДДС, но тя не слага ДДС на клиентите ни. Това са две различни неща и зависят от конкретния тип ДДС регистрация. 

В случай че правим дистанционни продажби, има промени, които влизат в сила от 1 юли 2021. Най-същественото е, че ако имаме склад в България и продаваме на страни от ЕС, се гледат праговете за дистанционни продажби. 

Давам пример с Румъния. Там има праг от 118 хил. леи, което се равнява на около 50 хил. лева. Докато стигнем техния праг от 50 хил. лева и ако стоката ни тръгва от България, ние спазваме българското законодателство. Когато минем този праг, се налага да си направим ДДС регистрация в Румъния и да слагаме румънско ДДС на продажбите, които реализираме. 

Това са правилата, които важат към момента, но от 1 юли това ще се промени. Когато прагът от всички продажби в тези държави мине 10 хил. евро, тогава задължително трябва да се регистрираме и да слагаме ДДС спрямо конкретната държава, в която продаваме. Например за продажби в Гърция слагаме гръцкото ДДС, за продажби в Румъния – румънското. Тъй като регистрацията в няколко държави е неудобна и е свързана с допълнително разходи, съществува платформа, наречена OSS, чрез която се подава справка в българския НАП за всички осъществени продажби. След това нашия НАП препраща информацията към гръцкия НАП, румънски НАП и така нататък. 

Това е основната промяна, но истината е, че има и още. 

17. Ако сме регистрирани по ДДС и имаме реклама в Google за 1000 лв. например, трябва ли да платим 200 лв. ДДС?

Това зависи от типа ДДС регистрация. Ще разгледам двата типа най-разпространени ДДС регистрации. 

При частичната ДДС регистрация можем да се регистрираме и да спрем регистрацията по всяко време, ако не ни потръгне дейността или си променим плановете. 

Ако оперираме като физическо лице и въведем информация, че сме от България, плащаме 1000 лв. рекламен бюджет и 20% ирландско ДДС, тъй като платформи като Google и Facebook имат представителство за ЕС и най-често е ситуирано в Ирландия.

При наличие на частична ДДС регистрация е необходимо да пуснем не 1200 лв. към Facebook, а 1000 лв. и цялата сума си отива като бюджет. Но когато въведем VAT номер, Google и Facebook във фактурите съветват да проверим дали дължим ДДС на начислената сума съгласно местното законодателство. Щом имаме частична ДДС регистрация, плащаме 200 лв. в България, тоест отново плащаме 1200 лв., но не пускаме цялата сума към външната платформа, а се разпределя между България и Ирландия.

При класическата ДДС регистрация ако плащаме 1000 лв. бюджет за реклама към Facebook, не дължим ДДС за тях към България. Но има една особеност. Когато продаваме на физически лица у нас и в страните от ЕС, се налага да начисляваме 20% ДДС на цените към нашите клиенти. 

18. Довърши изречението „За мен е супер…“

…предизвикателство да бъда пред Вас и Вашата аудитория. Радвам се, когато има млади хора и такива, които искат да се развиват, за да се включа и споделя опита, който имам с моите колеги. 


Няма по-ценно нещо от споделянето на собствения опит и преживявания. Благодарим на нашия събеседник Христо, който дръпна тежката завеса пред толкова важни въпроси и успя да внесе яснота върху всички тях.

Ако и Вие сте изправени пред дилемата дали да стартирате нещо свое в дигиталното пространство, нямате никаква пречка да опитате. Само ако последваме мечтите си, можем да съберем плода на усилията, които сме вложили за тяхното случване.

Вече нямате мотив да отлагате, защото с платформа като Shopiko изграждането на онлайн магазин е бързо и безпроблемно. Имайте предвид, че не се нуждаете от задълбочени технически познания. От значение е само Вашата идея и мотивацията да я развиете в успешен бизнес. А ние сме до Вас, за да Ви подкрепим.

Абонирайте се за СуперБлога, за да научавате първи полезни съвети за развитието на Вашия онлайн магазин.

Звезделина Георгиева
Спокойно можете да я наричате СуперЗвезди. С изтънчен и неподправен усет към естетиката, Звезди привнася във всеки проект нотка на завършеност и аристократизъм. Цели право в целта, улучва и продължава по пътя към непрестанното усъвършенстване. СуперСилата й е обезоръжаващата усмивка, с която прави невъзможното възможно. Няма да е лъжа, ако кажем, че става и ляга с мисълта да помага. Това я прави отдаден колега и чудесен приятел.
5 1 vote
.
Абониране
Уведоми ме при
guest
0 Коментара
Inline Feedbacks
View all comments